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ÍNDICE

PROTOCOLO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO, EXPEDIÇÃO, ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
NOÇÕES DE CONSERVAÇÃO
PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS
NOÇÕES E PRINCÍPIOS DE LICITAÇÕES PÚBLICAS (LEI Nº 8.666, DE 21/06/1993)
COMUNICAÇÃO, RELAÇÕES INTERPESSOAIS NAS ORGANIZAÇÕES
TRABALHO EM EQUIPE
ELABORAÇÃO DE ORGANOGRAMAS,
FLUXOGRAMAS E CRONOGRAMAS
CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
ATENDIMENTO AOS PÚBLICOS INTERNO E EXTERNO
NOÇÕES DE SEGURANÇA PRIVADA
LEGISLAÇÃO APLICADA E DIREITOS HUMANOS
RELAÇÕES HUMANAS NO TRABALHO
PREVENÇÃO E VIRTUDES PROFISSIONAIS
PRIMEIROS SOCORROS BÁSICO
VISÃO PERIFÉRICA
CONCEITOS DE ATENÇÃO
TÉCNICAS DE ENTREVISTAS
GERENCIAMENTO DE PESSOAS
BOA EDUCAÇÃO
POSTURA E COMPOSTURA
COMPORTAMENTO SOCIAL
RELAÇÕES DIVERSAS E GÊNEROS
ATIVIDADE COMUNITÁRIA

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Assistente Administrativo
1. PROTOCOLO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO, EXPEDIÇÃO, ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS.
Inicialmente, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto. “Consi- dera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediá- ria, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991). Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos docu- mentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de docu- mentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Ar- quivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).
É de conhecimento comum o grande avanço que a huma- nidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem- se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de docu- mentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por des- caso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arqui- vos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos ar- quivos correntes (Protocolo, Expedição, Arquivamento, Em- préstimo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial ao protocolo. É sabido que durante a sua tramitação, os ar- quivos correntes podem exercer funções de protocolo (rece- bimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os proble- mas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fos- sem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cum- prem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro docu-
mental, afim de que não se perca o controle, bem como sur- jam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importân- cia, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro des- taca-se:
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter par- ticular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta.
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;
Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o método da ins- tituição;, carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
A tramitação de um documento dentro de uma institui- ção depende diretamente se as etapas anteriores foram fei- tas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados princi- pais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da institui- ção. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando as- sim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo as- sim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documen- tos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documen- tos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim de- cidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação a expedição de docu- mentos, destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos
e completando dados;
Separar as cópias, expedindo o original; Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a ela- boração de rotinas em cada instituição.
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Num primeiro mo- mento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Con- tudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se
esquecer a ideia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A pró- pria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Assistente Administrativo
necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica cla- ro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.
Fonte: https://centraldefavoritos.wordpress.
com/2010/12/06/protocolo/
2. NOÇÕES DE CONSERVAÇÃO E
PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS.
CONSERVAÇÃO: É um conceito amplo e pode ser pensa- do como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: pre- servação, proteção e manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc.) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de es- tender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o trata- mento correto. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade, por agentes quí- micos e por todos os tipos de pragas e de microrganismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.
Os acervos das bibliotecas são basicamente constituídos por materiais orgânicos e, como tal, estão sujeitos a um con- tínuo processo de deterioração.
A conservação, enquanto matéria interdisciplinar, não pode simplesmente suspender um processo de degradação, já instalado.
Pode, sim, utilizar-se de métodos técnico-científicos, numa perspectiva interdisciplinar, que reduzam o ritmo tanto quanto possível deste processo.
Sobre todo legado histórico que se traduza como bem cultural, na medida em que representa material de valor pre- sente e futuro para a humanidade, a inexorável possibilidade de degradação atinge proporções de extrema responsabili- dade.
É cientificamente provado que o papel degrada-se rapi- damente se fabricado e, ou acondicionado sob critérios inde- vidos. Por mais de um século tem-se fabricado papel desti- nado à impressão de livro com alto teor de acidez. Sabemos perfeitamente que a acidez é uma das maiores causas da degradação dos papéis. Na mesma medida, o acondiciona- mento de obras em ambientes quente e úmido gera efeitos danosos, tais como: reações que se processam a nível quími- co e que geralmente enfraquecem as cadeias moleculares de celulose, fragilizando o papel. Esse fato concorre para que todos os acervos bibliográficos estabeleçam controles am- bientais próprios dentro de parâmetros precisos.
Há um consenso entre os conservadores, no sentido de que tanto a permanência referente à estabilidade química, ao grau de resistência de um material à deterioração todo o tempo, mesmo quando não está em uso quanto à durabili- dade referente à resistência física, ou seja, à capacidade de resistir à ação mecânica sobre livros e documentos, estão diretamente relacionados com as condições ambientais em que esses materiais são acondicionados. Esses dois fatores estão de tal forma interligados que materiais de origem orgânica quando se deterioram quimicamente perdem também sua resistência física. Em outras palavras, há uma estreita relação entre a longevidade dos suportes da escri- ta, quer sejam em papel, pergaminho ou outros materiais, e as condições climáticas do ambiente onde se encontram. O controle racional e sistemático de condições am- bientais não reduz apenas os problemas de degradação,
mas também e principalmente evita seu agravamento.
A política moderna de conservação a longo prazo orienta-se pela luta contra as causas de deterioração, na busca do maior prolongamento possível da vida útil de li- vros e documentos. Dentro desta perspectiva, padrões de conduta devem ser adotados, tais como:
Formular um diagnóstico do estado geral de con- servação da obra e uma proposta quanto aos métodos e materiais que poderão ser utilizados durante o tratamento;
Documentar todos os registros históricos porventura encontrados, sem destruí-los, falsificá-los ou removê-los.
Aplicar um tratamento de conservação dentro do li- mite do necessário e orientar-se pelo absoluto respeito à integridade estética, histórica e material de uma obra;
Adotar a princípio de reversibilidade, que é o leitmo- tiv atual do desenvolvimento e aplicação do método de conservação em livros e documentos, pois é importante ter sempre em mente que um procedimento técnico, assim como determinados materiais, são sempre alvo de cons- tantes pesquisas e que isto propicia um futuro técnico- científico mais promissor à segurança de uma obra.
Fumigação é um tipo de controle de pragas através do tratamento químico realizado com compostos químicos ou formulações pesticidas (os chamados fumigantes) voláteis (no estado de vapor ou gás) em um sistema hermético, vi- sando a desinfestação de materiais, objetos e instalações que não possam ser submetidas à outras formas de trata- mento. Essa técnica causa dano ao documento, não deven- do ser utilizada.
RESTAURAÇÃO: A restauração preventiva tem por ob- jetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilida- de do objeto. Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso levantar a história, revelar a tecno- logia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de dete- rioração do futuro. Podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar.
Agentes exteriores que danificam os documentos:
1. físicos
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes
no processo de degradação dos materiais bibliográficos.

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Assistente Administrativo
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o
papel que a deficiência de água.
químicos
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma per- manência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos áci- dos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degra- dação química.
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, per- gaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é ain- da indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária.
biológicos
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves da- nos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documen- tos preciosos. Os principais insetos são:
Anobiídeos (brocas ou carunchos) Thysanura (traça)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a preven- ção contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.
ambientais:
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemen- to que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvol- vimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.
humanos: O Homem, ao lado dos insetos e microrga- nismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embo- ra devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos.
PRESERVAÇÃO: É uma política adotada nas empresas para a conservação dos documentos. Essa técnica é prove- niente das áreas de Arquivologia, da biblioteconomia e mu- seologia preocupado com a manutenção ou a restauração do acesso a artefatos, documentos e registros através do estu- do, diagnóstico, tratamento e prevenção de danos e da de- terioração. Deve ser distinguida da conservação, que se re- fere ao tratamento e reparo de itens individuais sob a ação de degradação lenta ou à restauração de sua usabilidade.
FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE AR- QUIVOS
Conhecendo-se a natureza dos materiais componen- tes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los.
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc., que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua com posi- ção, é formado basicamente por fibras de celulose prove- nientes de diferentes origens.
Cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel.
A degradação da celulose ocorre quando agentes no- civos atacam as ligações celulósicas, rompendo-as ou fa- zendo com que se agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados na molécula, desencadeiam rea- ções químicas que levam ao rompimento das cadeias ce- lulósicas.
A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. Também há os agentes físicos de deterioração, responsáveis pelos danos mecâni- cos dos documentos. Os mais frequentes são os insetos, os roedores e o próprio homem.
Por isso, considera-se agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os do- cumentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência.
Embora, com muita frequência, não possamos elimi- nar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravel- mente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.
Antes de citar os principais fatores de degradação, tor- na-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles, o que faz com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras.
Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais, Fatores Biológicos, Intervenções Impróprias, Agentes Biológicos, Furtos e Vandalismo.
1. Fatores ambientais
Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura, Umi- dade Relativa do Ar, Radiação da Luz, Qualidade do Ar.
Num levantamento cuidadoso das condições de con- servação dos documentos de um acervo, é possível iden- tificar facilmente as consequências desses fatores, quando não controlados dentro de uma margem de valores acei- tável.
Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. Sem a pretensão de aprofundar as explicações cien- tíficas de tais fatores, podemos resumir suas ações da se-
guinte forma:

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Assistente Administrativo
Temperatura e umidade relativa: O calor e a umi- dade contribuem significativamente para a destruição dos documentos, principalmente quando em suporte papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. O ca- lor acelera a deterioração. A velocidade de muitas reações químicas, inclusive as de deterioração, é dobrada a cada aumento de 10°C. A umidade relativa alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. Evidências de temperatura e umi- dade relativa alta são detectadas com a presença de co- lônias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais.
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixa transparece em documentos distorcidos e ressecados.
As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados ideais, desde que estáveis e constantes. To- dos os materiais encontrados nos acervos são higroscópi- cos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar.
Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos etc..
O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%, evitando-se de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa.
O monitoramento, que nos dá as diretrizes para qual- quer projeto de mudança, é feito através do termo higrô- metro (aparelho medidor da umidade e temperatura simul- taneamente).
A circulação do ar ambiente representa um fator bas- tante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevada.
Radiação da luz
Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva aos materiais de acervos, provocando con- sideráveis danos através da oxidação.
O papel se torna frágil, quebradiço, amarelecido, escu- recido. As tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos iconográficos e das encadernações.
O componente da luz que mais merece atenção é a ra- diação ultravioleta (UV). Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A luz pode ser de origem natural (sol) e artifi- cial, proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes, que são fontes gera- doras de UV. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos:
- As janelas devem ser protegidas por cortinas ou per- sianas que bloqueiem totalmente o sol; essa medida tam-
bém ajuda no controle de temperatura, minimizando a ge- ração de calor durante o dia.
- Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado).
Cuidados especiais devem ser considerados em exposi- ções de curto, médio e longo tempo:
não expor um objeto valioso por muito tempo;
manter o nível de luz o mais baixo possível;
não colocar lâmpadas dentro de vitrines;
proteger objetos com filtros especiais;
certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos.
1.3 Qualidades do ar
O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os poluentes contribuem pesa- damente para a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos.
Há dois tipos de poluentes os gases e as partículas só- lidas que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente.
Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). São gases que provocam reações químicas, com forma- ção de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos ma- teriais. O papel fica quebradiço e descolorido; o couro perde a pele e deteriora.
As partículas sólidas, além de carregarem gases poluen-
tes, agem como abrasivos e desfiguram os documentos.
Agentes poluentes podem ter origem no próprio am- biente do acervo, como no caso de aplicação de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que podem liberar gases preju- diciais à conservação de todos os materiais.
Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedo- res e os fungos, cuja presença depende quase que exclusiva- mente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, ne- cessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basi- camente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc.
Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos. São conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em dife- rentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos.
Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de deter- minadas condições. Como qualquer outro ser vivo, necessi- tam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. O
alimento provém dos papéis, amidos (colas), couros, pigmen- tos, tecidos etc. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. Essa umidade é encontrada na atmosfera local, nos materiais

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
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atacados e na própria colônia de fungos. Além da umidade e nutrientes, outras condições contribuem para o crescimen- to das colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e falta de higiene.
Os fungos, além de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. A proliferação se dá através dos esporos que, em circunstâncias propícias, se reproduzem de forma abun- dante e rápida.
Se as condições, entretanto, forem adversas, esses es- poros se tornam “dormentes”. A dormência ocorre quando as condições ambientais se tornam desfavoráveis, como, por exemplo, a umidade relativa do ar com índices baixos.
Quando dormentes, os esporos ficam inativos e, portan- to, não se reproduzem nem atacam os documentos. Esse es- tado, porém, é reversível; se as condições forem ideais, os es- poros revivem e voltam a crescer e agir, mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem.
Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em to- dos os lugares, em todas as salas, em cada peça do acervo e em todas as pessoas, mas não é tão difícil controlá-los.
As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são:
estabelecer política de controle ambiental, principal- mente temperatura, umidade relativa e ar circulante, manten- do os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas;
praticar a higienização tanto do local quanto dos docu- mentos, com metodologia e técnicas adequadas;
instruir o usuário e os funcionários com relação ao ma- nuseio dos documentos e regras de higiene do local;
manter vigilância constante dos documentos contra aci- dentes com água, secando-os imediatamente caso ocorram.
Observações importantes:
O uso de fungicidas não é recomendado; os danos cau- sados superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos.
- Caso se detecte situação de infestação, chamar profis- sionais especializados em conservação de acervos.
Não limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar, favorecendo a proliferação de colônias de fungos.
Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador.
Alguns conselhos para limpeza de material com fungos:
Usar proteção pessoal: luvas de látex, máscaras, aven- tais, toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica).
Luvas, toucas e máscaras devem ser descartáveis.
2.2 Roedores
A presença de roedores em recintos de bibliotecas e ar- quivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As iscas são válidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O produ- to deve ser eficiente, desde que não provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se nos faz mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas, além de higiene periódica.
2.3 Ataques de insetos
Baratas Esses insetos atacam tanto papel quanto re- vestimentos. A variedade também é grande. O ataque tem características bem próprias, revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infes- tação muito rapidamente, caso não sejam combatidas. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: tempera- tura e umidade elevadas, resíduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo.
Existem iscas para combater as baratas, mas, uma vez instalada a infestação, devemos buscar a orientação de profissionais.
Brocas (Anobídios) São insetos que causam danos
imensos em acervos, principalmente em livros.
A sua presença se dá principalmente por falta de pro- grama de higienização das coleções e do ambiente e ocor- re muitas vezes por contato com material contaminado, cujo ingresso no acervo não foi objeto de controle. Exigem vigilância constante, devido ao tipo de ataque que exer- cem. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. As brocas têm um ciclo de vida em qua- tro fases: ovos larva pupa adulta.
A fase de ataque ao acervo é a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre no próprio acervo. Uma vez instalado, ataca não só o papel e seus derivados, como também a madeira do mobiliário, portas, pisos e to- dos os materiais à base de celulose.
O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. Na fase adulta, acasala e põe ovos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete.
As brocas precisam encontrar condições especiais que, como todos os outros agentes biológicos, são temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienização periódica no local e no acervo.
A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento.
Este pó contém saliva, excrementos, ovos e resíduos de cola, papel etc. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido, instalando-se nos papelões das capas, no miolo e no suporte do miolo dos livros. As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos.
A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de conservação dos documentos e, assim, detectar a presença dos insetos. Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado ao acervo, seja ele originário de doação, aquisição ou recolhimento.
Quando o ataque se torna uma infestação, é preciso
buscar a ajuda de um profissional especializado.
A providência a ser tomada é identificar o documento atacado e, se possível, isolá-lo até tratamento. A higieniza- ção de infestados por brocas deve ser feita em lugar dis- tante, devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente.
Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos, corre-se o risco de não eliminar totalmente os
ovos. Portanto, após a higienização, os documentos devem ser revistos de tempos em tempos.

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Assistente Administrativo
Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por pro- fissionais especializados, pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar danos intensos aos documentos.
Cupins (Térmitas) Os cupins representam risco não só
para as coleções como para o prédio em si.
Vivem em sociedades muito bem organizadas, repro- duzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos.
Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria, tubu- lações, conduítes de instalações elétricas, rodapés, baten- tes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, através de estantes coladas às paredes, caixas de interruptores de luz, assoalhos etc.
Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos.
Podem estar a muitos metros de distância, inclusive na base de árvores ou outros prédios.
Com muita frequência, quando os cupins atacam o acervo, já estão instalados em todo o prédio. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em ambientes com índices de tempe- ratura e umidade relativa elevados, ausência de boa circu- lação de ar, falta de higienização e pouco manuseio dos documentos.
No caso de ataque de cupim, não há como solucionar o problema sozinho. O ideal é buscar auxílio com um pro- fissional especializado na área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins que estão na parte física do prédio. O tratamento recomendado para o extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito mediante barreiras químicas adequada- mente projetadas.
3. Intervenções inadequadas nos acervos
Chamamos de intervenções inadequadas todos os pro- cedimentos de conservação que realizamos em um con- junto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. Muitas vezes, com a boa intenção de protegê-los, fazemos intervenções que re- sultam em danos ainda maiores.
Nos acervos formados por livros, fotografias, docu- mentos impressos, documentos manuscritos, mapas, plan- tas de arquitetura, obras de arte etc., é preciso ver que, segundo sua natureza, cada um apresenta suportes, tintas, pigmentos, estruturas etc. completamente diferentes.
Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos docu- mentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. Todos os profissionais de bibliotecas e ar- quivos devem ter noções básicas de conservação dos do- cumentos com que lidam, seja para efetivamente executá
-la, seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo, con- trolando seu trabalho. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental, controle de infestações, higienização do ambiente e dos documen-
tos, melhorando as condições do acervo.
Pequenos reparos e acondicionamentos simples po- dem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção.
Problemas no manuseio de livros e documentos
O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito frequente em qualquer tipo de acer- vo.
O manuseio abrange todas as ações de tocar no do- cumento, sejam elas durante a higienização pelos funcio- nários da instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas foto reproduções, na pesqui- sa pelo usuário etc. O suporte papel tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação. Os critérios para higienização, por exemplo, devem ser formulados me- diante avaliação do estado de degradação do documento. Os limites devem ser obedecidos. Há documentos que, por mais que necessitem de limpeza, não podem ser manipu- lados durante um procedimento de higienização, porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade, que é o item mais importante a preservar, do que a eliminação da sujidade.
Furto e vandalismo
Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo.
A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre.
Além do furto, o vandalismo é muito frequente. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. Esse é o tipo de dano que, muitas vezes, só se constata muito tempo depois. É necessário implantar uma política de proteção, mesmo que seja através de um sistema de segurança simples.
Durante o período de fechamento das instituições, a melhor proteção é feita com alarmes e detectores internos. O problema é durante o horário de funcionamento, que é quando os fatos acontecem.
O recomendado é que se tenha uma só porta de entra- da e saída das instalações onde se encontra o acervo, para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários.
As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Nas áreas destinadas aos usuários, o encarregado precisa ter uma visão de todas as mesas, permanecendo no local durante todo o horário de funcionamento. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários.
Na devolução dos documentos, é preciso que o funcio- nário faça uma vistoria geral em cada um.
5. Fatores de deterioração
Como podemos ver, os danos são intensos e muitos são irreversíveis. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação, existem medidas que po- demos tomar sem despender grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses agentes.
Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos, a começar por:

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Assistente Administrativo
treinamento dos profissionais na área da conservação
e preservação;
atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas, materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos);
monitoração do ambiente temperatura e umidade
relativa em níveis aceitáveis;
uso de filtros e protetores contra a luz direta nos do- cumentos;
adoção de política de higienização do ambiente e dos
acervos;
contato com profissionais experientes que possam
assessorar em caso de necessidade.
Conservação: critérios de intervenção para a estabiliza- ção de documentos
Os documentos que sofrem algum tipo de dano apre- sentam um processo de deterioração que progressivamen- te vai levá-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-se o processo através de interven- ções que levam à estabilização do documento.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de inter- venção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deterio- ração. No capítulo anterior, vimos os fatores de deteriora- ção e seus efeitos nos documentos. O segundo passo será a intervenção nesse processo de deterioração, através de estabilização dos documentos danificados.
Para se fazer qualquer intervenção, deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de documentos antigos ou mais recentes, no caso de arquivos.
Antes de qualquer intervenção, a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la.
Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não.
Esse é o primeiro critério a seguir.
Caso não nos julguemos com conhecimentos necessá- rios, a solução é buscar algum especialista da área ou acon- dicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir.

6. Características gerais dos materiais empregados em conservação
Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas, arquivos e museus, é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística, isto é, daque- les materiais livres de quaisquer impurezas, quimicamente estáveis, resistentes, duráveis. Suas características, em re- lação aos documentos onde são aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e inércia. Os materiais não enquadrados nessa classificação não podem ser usados, pois apresentam problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompõem-se em outras subs- tâncias que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato. Além disso, são de natureza irreversível, ou seja, uma vez aplicados aos documentos não podem ser
removidos.
Dentro das especificações positivas, encontramos vá- rios materiais: os papéis e cartões alcalinos, os poliésteres inertes, os adesivos alcalinos e reversíveis, os papéis orien- tais, borrachas plásticas etc., usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos como para acondicio- namento.

Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos
Como já enfatizamos anteriormente, é muito impor- tante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos.
Vários são os procedimentos que, apesar de simples, são de grande importância para a estabilização dos docu- mentos.
Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. A sujidade não é inócua e, quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos, razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência.
Durante a higienização de documentos, procedemos também de forma simultânea a um levantamento de da- dos sobre suas condições de conservação, para efeitos de futuras intervenções. É hora Durante a higienização de do- cumentos, procedemos também de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conserva- ção, para efeitos de futuras intervenções. É hora também de executar os primeiros socorros para que um processo de deterioração em andamento seja interrompido, mesmo que não possa ser sanado no momento.

Processos de higienização 8.1.1 Limpeza de superfície
O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e ar- quivos se restringe à limpeza de superfície e, portanto, é mecânica, feita a seco. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira, partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de super- fície. Nesse processo, não se usam solventes. A limpeza de superfície é uma etapa independente de qualquer trata- mento mais intenso de conservação; é, porém, sempre a primeira etapa a ser realizada.

8.1.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudican- do-o do ponto de vista estético.
As manchas ocorrem quando as partículas de poei- ra se umedecem, com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água, e penetram rapidamente no papel. A sujeira e outras substâncias dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas, provocando a formação de
manchas. A remoção dessas manchas requer a intervenção de um restaurador.