Curso Online de SECRETARIADO

SECRETARIADO

Introdução
Os requisitos valorizados pelas empresas para caracterizar o perfil de uma secretária eficiente neste inicio de milênio compreendem desde a boa aparência, elegância no falar e no vestir, conhecimento dos serviços administrativos, domínio de equipamentos e programas com alta tecnologia (informática-internet, intranet), até o domínio do idioma pátrio (às vezes de uma segunda língua), versatilidade funcional, conhecimentos gerais e específicos  da profissão e um grau satisfatório de capacidade e adquirir  e processar novas informações. Dessa maneira, alcançar o êxito pretendido dependerá unicamente do trabalho  e esforço despendido e dos conhecimentos adquiridos para o desempenho da função.
Estas lições servirão como instrumento norteador para o alcance de seus objetivos nas diversas áreas de atuação. O presente trabalho deverá ser útil no dia-a–dia, e nas atividades de quem já trabalha como secretária ou que pretende percorrer novos rumos no universo profissional.

A secretária dos novos tempos

A secretária exerce hoje o papel de Assistente  Executiva e como tal deve estar alerta ao fenômeno causador de mudanças de pensamento e comportamento na sociedade atua: a globalização. Este fenômeno desencadeou a Terceira Revolução Industrial ou a Revolução Digital, baseada na tecnologia da informação, transformando  as relações de trabalho e tornando mais complexos os papeis destinados a cada um nas organizações
A empresa moderna está no meio da Revolução Digital. Se ela não estiver conectada com o mundo, estará fadada  a desaparecer.

Do ponto de vista social, pode-se afirmar que impossível não se globalizar.O mundo hoje está sintonizado e interligado via rádio, revista, jornal e Internet. A imagens, sons, enfim, a comunicação estimula os questionamentos nos indivíduos, com relação aos valores e crenças, quanto as mudanças de comportamento.
Assim como as empresas, as carreira vem e vão com as mudanças.
Do ponto de vista econômico, a globalização significa um mundo sem fronteiras. As empresas compram matéria-prima em qualquer lugar do mundo, e fabricam seus produtos onde a mão-de-obra seja mais barata, para vende-los onde os preços forem mais competitivo, numa velocidade incrível, ou seja com um ajuste de tempo, tecnologia, qualidade e custo.
Neste início de milênio a secretária passa a ter uma  nova designação, a de Assistente Executiva. Essa designação não é somente  no nome, mas de fato. Ontem as secretárias eram especializadas em datilografar cartas, tomar apontamentos em caderninhos, servir cafezinhos e organizar agendas. Hoje, os executivos querem secretárias que não levem problemas, mas que os resolvam, querem uma colaboradora versátil, polivalente, que tenha uma visão global das empresas e dos negócios que ela pertence.
Enquanto a empresa modifica aos poucos suas tendências administrativas, a Secretária dos Novos Tempos deve apresentar, além da competência técnica, competência social. Entende-se como competência social um conjunto de qualidades, tais como:

Capacidade de automotivar-se;
Empatia;
Capacidade de liderança;
Aptidão de relacionamentos;
Capacidade de motivar as pessoas ;
Capacidade de resolver conflitos;
Capacidade de autodesenvolvimento;
Capacidade de assumir responsabilidades;
Pontualidade;
Capacidade de aprender continuamente;
Capacidade de ler os ruídos verbais e não verbais;
Aptidão para multicuturalismo;
Cooperativismo;
E outros.

Qual o papel que a secretária exerce?

Hoje a secretária tem como papel principal seu trabalho na organização como um todo, assessorando diretamente um ou mais executivos em uma empresa pública ou privada, devendo planejar, organizar e dirigir os serviços das secretárias, redigir e interpretar textos profissionais (inclusive em outros idiomas), verificar, avaliar e despachar a correspondência; planejar, organizar e participar das visitas, reuniões e  eventos, recepcionar visitantes, realizar contatos externos; facilitar o relacionamento das chefias com os subordinados, clientes internos e externos.

COMO EXERCE ESSE PAPEL?

A secretária é alguém que trabalha muito, porém, criando o seu próprio trabalho, a sua rotina. Ela executa, não serve. Está sempre se atualizando, modificando, aceitando opiniões, sugestões, crescendo. Toma iniciativas e assume responsabilidades pelas mesmas. Elabora suas tarefas independente de receber valores.
Tem uma concepção de vida que lhe permite cumprir seus deveres. Defende seus direitos. Age com segurança no meio sociocultural em que vive. É uma pessoa interiormente satisfeita, portanto criativa e independente. É a colaboradora de primeira linha do futuro. Tanto na sua existência quanto no seu trabalho busca mesclar verdades e valores, e procura sempre destacar o talento de que é possuidora. Sente que seu trabalho “tem significado” e através dele está contribuindo, de forma positiva, para o bom trabalho da empresa e da sociedade. Com profissionalismo e competência garante um caminho certo no terceiro milênio.

DESENVOLVENDO HABILIDADES PARA A FUNÇÃO

A secretária aprendeu que no desempenho de suas tarefas exerce quase todas as funções previstas na área de comunicação. São elas:
 
Prever;
Organizar;
Comunicar;
Coordenar;
Controlar;
Técnicas funcionais;
De solução de problemas;
Interpessoais.

Comunicação
“IMPACTO DA GLOBALIZAÇÃO SOBRE NOVOS ASPECTOS DO NOVO PAPEL DA SECRETÁRIA NO BRASIL”.
 
COMUNICAÇÃO
 
ESCRITA: Asecretária deve utilizar-se de uma redação moderna, simples e objetiva, ou seja, frases curtas, com termos atuais, não vulgares, e vocabulário específico. O importante é ter sempre em mente a linguagem do leitor e o público alvo, utilizando-se da educação e gentileza, buscando ser formal quando a situação assim o exigir.
ORAL: Com relação ao(s) chefe(s), colegas e clientes, a secretária deve atuar com clareza e objetividade, buscando sempre perguntar, em caso de dúvida. Jamais deixar que as dúvidas paralisem suas ações.
VIA TELEFONE: lembrar que ela na ocasião representa a empresa. Deve utilizar o telefone como instrumento de trabalho imprescindível e consciente de que todas as chamadas são importantes. Um bom atendimento telefônico em uma empresa é primordial, portanto, para tal devem ser seguidas algumas regras para o bom atendimento.
COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL: A comunicação interpessoal pode ser traduzida como “empatia”. Uma sensibilidade intuitiva para enxergar o outro, da forma como o outro se sente. E se a recíproca ocorrer, podendo o outro também nos ver como nos sentindo, então terá ocorrido o verdadeiro “encontro”. Esse fundamento da empatia é uma aptidão emocional indispensável para manter elevada a qualidade de nossos relacionamentos pessoais ou profissionais. Nenhuma relação ou parceira pode se desenvolver em benefício no bem-estar das partes envolvidas se não estiverem calcadas na “empatia”, no bom entendimento de palavras e gestos (símbolos).

COMUNICAÇÃO ORAL/ INTERPESSOAL

O PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
 
                                                                                          

Comunicação Interpessoal
1 - Elementos da comunicação
 
Emissor: Aquele que emite a mensagem
Receptor: Aquele que recebe a mensagem
Canal:  Meio através do qual é transmitida a mensagem (e como)
Mensagem: O que se transmite
Símbolo - Veículo: Sinal, perceptível pelos sentidos humanos (visão, audição, paladar, olfato, tato) que representa uma idéia ou emoção. Forma pela qual é transmitida a mensagem. Gestos
Palavras: Símbolo básico da comunicação interpessoal.
Código: Vocabulário ou sistema de símbolos convencionais usados na comunicação.
Feedback: É a troca de qualquer tipo entre o Emissor e Receptor, para clarear a mensagem.

COMO EVITAR RUÍDOS NA COMUNICAÇÃO
 
¨     Planeje com antecedência o que deve dizer ou escrever.
¨     Escolha o vocabulário para evitar ambigüidade ou linguagem ininteligível.
¨     Adote tom de voz adequado
¨     Evite lugares onde é fácil o desvio de atenção
¨     Solicite “feed-back”(retorno).