Curso Online de DESCRIÇÃO DE CARGOS

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Metodologias e Exercícios

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É Você quem vai elaborar as descrições de cargos na empresa onde trabalha?...Parabéns!!
Conheça então algumas técnicas e exercícios que irão auxiliar e facilitar o seu trabalho.

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Quantos de vocês vieram aqui para aprender ou trocar experiências?
“Não é o que sabemos que nos impede de vencer o nosso maior obstáculo é justamente o que já sabemos; então...
Precisamos de envolvimento: Você se esquece daquilo que escuta; mas...
você se lembra daquilo que vê; você entende aquilo que faz.”

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Metodologias e Exercícios
Para maximizar seu aproveitamento no Treinamento em elaboração de Descrição de Cargo recomenda-se a leitura de todo o texto que se segue e que faça os exercícios propostos, porque seu preparo é condição básica para o desenvolvimento de trabalhos futuros.

O treinamento irá lhe proporcionar a oportunidade de discutir seus exercícios escritos, o que ampliará seu conhecimento da matéria e mostrará algumas aplicações práticas.

Quando você estiver investido das funções de Analista, o material fornecido servir-lhe-á de fonte de consulta e referência que poderá ser utilizada, após o término do curso.

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“DESCRIÇÃO DE CARGOS
A forma mais usual de se reunir as informações necessárias sobre os cargos é através de um documento comumente chamado DESCRIÇÃO DE CARGO, onde se costumam especificar as tarefas, as responsabilidades, requisitos, as condições de trabalho e outros detalhes das ocupações existentes na empresa.
As descrições variam de configuração de uma empresa para outra, segundo o modelo que adotam. Em geral, as descrições contêm pelo menos a identificação do cargo, um sumário das suas funções e uma descrição mais detalhada das funções. A parte chamada de "ANÁLISE", onde são especificados os requisitos, os contatos, as condições de trabalho, a complexidade e outros pormenores do cargo, nem sempre é encontrada na Descrição. Depende de se querer uma descrição mais completa ou não e de se agrupar num mesmo documento informações úteis às várias áreas de Recursos Humanos.
Todas as atividades da empresa que trabalhem direta ou indiretamente com as ocupações podem se beneficiar da existência dessa valiosa fonte de informações: Recrutamento e Seleção, Treinamento, Segurança e Medicina do Trabalho, Administração de Pessoal (nas reclamações trabalhistas, contagem do tempo para aposentadoria, pagamento de adicionais), Avaliação de Desempenho, Organização e Métodos, etc.
A forma mais usual de levantamento de dados para elaborar descrições é a entrevista, mas outros meios existem e pode-se até usar mais de um simultaneamente.

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LEVANTAMENTO DE CARGOS

O levantamento cuidadoso dos cargos é fundamental para se fazer uma boa descrição.

Esse trabalho pode ser feito de diferentes maneiras, cada qual com suas aplicações, vantagens e restrições.

As formas mais usuais são entrevista, questionário e observação.

Cada uma dessas formas se aplica melhor à determinadas categorias:
Antes de colocar a “mão na massa”......

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OBSERVAÇÃO: Consiste em acompanhar a execução dos trabalhos e anotar suas atividades. Aplica-se a trabalhos fixos, repetitivos e de fácil compreensão. Mesmo assim, deve ser complementada com perguntas. Essa forma de observação combinada com perguntas é a mais usada para os cargos operacionais.
QUESTIONÁRIO: Consiste em solicitar aos ocupantes que especifiquem suas atividades e respondam a perguntas sobre requisitos, características, condições de trabalho, etc. Depende, portanto, da máxima clareza nas questões e da habilidade das pessoas em darem informações por escrito. A experiência tem demonstrado que, na grande maioria dos casos, os questionários são mal respondidos e demandam levantamento complementar. Por isso, são recomendados para situações especiais: cargos de filiais pequenas e distantes, prazo muito curto para levantamento, etc.
ENTREVISTA: É a forma mais completa e mais usada, apesar de ser demorada e despertar mais especulação sobre os resultados e objetivos do trabalho. Exige muita habilidade e cuidados do Analista. A entrevista é feita com o próprio ocupante do cargo, mas pode também ser feita com o superior imediato. Esta segunda forma tem as vantagens de se obter as respostas de forma mais objetiva, ser mais rápida e despertar menos expectativas. Corre-se o risco do superior não estar suficientemente preparado para dar informações sobre o cargo em questão. Por outro lado, a entrevista com o próprio ocupante permite que sua chefia tenha a oportunidade de conhecer a visão que o ocupante tem do cargo e poder agir para corrigi-la, se for o caso.

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A Entrevista
O trabalho de Descrição de Cargo começa pela entrevista pessoal com o ocupante, conduzida por Você. Termina com a descrição, por escrito, baseada nas informações coletadas durante a entrevista.

O objetivo do curso é ajudá-lo a compreender quais tipos de informações Você precisa obter durante a entrevista e comunicar-lhe técnicas que o ajudarão a obtê-las.

Ainda que o ocupante do cargo saiba o que é uma descrição de cargo, Você não deve esperar que ele lhe dê necessariamente e/ou automaticamente as informações de que necessita para descrever o seu cargo.

Na grande maioria dos casos Você terá que extraí-las! Quanto maior for o seu entendimento sobre o que extrair e como extrair, melhor Você estará preparado quando estiver sentado com suas anotações, pronto para descrever o cargo.

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Estabeleça o contato
Conduza a entrevista
Ouça atentamente
Responda apropriadamente
Utilize perguntas apropriadas
Faça anotações

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Técnicas de Entrevista
Estabelecer o contato
Elimine as dúvidas: Certifique-se de que o ocupante tem conhecimento da tarefa que Você e ele irão iniciar. Costuma ser um bom ponto de partida perguntar: “antes de iniciarmos, haveria alguma dúvida que gostaria de ver esclarecida?”. Caso haja, responda com o melhor da sua habilidade de forma breve.
Coloque o entrevistado à vontade: Até adquirir um pouco de experiência talvez seja Você a pessoa que vá necessitar ser colocada à vontade. Com o passar do tempo, no entanto, Você se sentirá completamente tranqüilo e confiante. Tente fazer então com que a outra pessoa se sinta da mesma forma.

Agendar a entrevista: Você pode ter várias alternativas: circular interna, memorando, telefone, e-mail, intranet, pessoalmente, etc..

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Técnicas de Entrevista
Conduzir a entrevista
Deste ponto em diante, Você se encontra no âmago da entrevista e deve manter o controle da situação, não devendo no entanto dominá-la, pois a intenção é obter informações do entrevistado e, assim sendo, ele deverá falar a maior parte do tempo. Você terá um tempo, que deverá ser definido, para efetuar cada entrevista.
As técnicas de perguntas que utilizará lhe darão o controle de que necessita, a fim de estimular no ocupante do cargo respostas relevantes.
Como se trata de uma entrevista, o entrevistado esperará que você lhe faça perguntas diretas. Ele terá condições de responder algumas delas imediatamente, pela simples consulta a papéis ou através de uma rápida ligação telefônica.
“Qual o número total de pessoas subordinadas ao seu cargo?”.
“Quais as suas despesas operacionais para este ano?”
“Em quais comitês toma parte?”