Curso Online de COMPETÊNCIAS EM ARQUIVOLOGIA

O Arquivo

O ARQUIVO

Ter um arquivo nas devidas condições é muito importante nas empresas, devido à grande quantidade de documentos que um negócio produz.

A sua funcionalidade também se deve ao facto de ter gradualmente passado a ser um local onde se armazenam os papéis, que se transformou num importante instrumento de consulta.

O ARQUIVO

Um sistema de arquivo deve cumprir três funções:

 reunir, de forma organizada, toda a documentação que a empresa produz;

 guardar material de forma segura (da humidade, pó, desgaste, etc);

 quando for necessário, permitir que se possa ter o material o mais rapidamente disponível.

O ARQUIVO

O Local para o Arquivo

 boa resistência do piso;

 se possível luz natural/iluminação artificial adequada;

 não deve ter humidade;

 boa ventilação;

 humidade relativa de 40%

 instalação eléctrica protegida;

 mobiliário adequado;

 espaço suficiente para a deslocação do utente.

O ARQUIVO

O Arquivo de acordo com os documentos

Arquivos activos – guardam-se os documentos de grande circulação, que ainda estão em período operacional, cujo conteúdo ainda está à espera de resposta, ou ao qual se faz referência com regularidade.

O tipo de arquivo adaptar-se-á a eles, e portanto os documentos activos ficarão colocados em arquivadores ou em armários de acesso fácil para a secretária, dado que o seu uso será frequente.

O ARQUIVO

Arquivos semiactivos – embora a documentação já tenha sido processada e se tenha obtido uma resposta, tem de se continuar a guardar, porque é provável que seja alvo de alguma consulta, embora com menor frequência.
 

O ARQUIVO

Arquivos passivos ou inactivos – neste caso, o documento que se guarda já foi dado como encerrado e só se consultará se se precisar de uma informação muito precisa.

Considera-se que um arquivo é passivo quando se lhe faz referência pelo menos 10 vezes ao ano. A partir desse prazo, o seu arquivo é considerado definitivo.

O ARQUIVO

A transferência – passado algum tempo, a documentação perde actualidade e não devem dificultar a consulta de documentos mais recentes que mantêm a validade. Ao acto de passar a documentação do arquivo activo para o semi-activo e deste para o passivo chama-se transferência.

É frequente as empresas organizarem uma transferência por período (mensal, bimensal, trimestral, etc).

O ARQUIVO

A expurgação – uma vez cumprido o prazo legal de conservação, todos os documentos têm de ser seleccionados; a esta acção dá-se o nome de expurgação. Assim, só os documentos que conservarem algum interesse continuarão a ser arquivados, os restantes são destruídos.

O ARQUIVO

A documentação do Arquivo

Arquivo Activo:
Correspondência de Entrada (cartas de informação, cartas de documentação, cartas de gestão, cartas pessoais);
Correspondência de Saída (cartas respondidas, cartas à espera de resposta).

O ARQUIVO

Arquivo Semi-activo:
(correspondência, documentação do departamento pessoal, contratos de compra e venda, arrendamento, facturas, documentos contabilísticos, documentos fiscais, documentos bancários).