Curso Online de ARQUIVO- ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

Organização e Manutenção

Arquivo

Objectivo Geral

Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental.

Objectivos Específicos
Arquivo – conceitos fundamentais;
Arquivo como sistema de informação;
Novas tecnologias em arquivo.

Arquivo

Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim “archivum”.
Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas.

Arquivo – Origem dos Arquivos

Arquivo – Origem dos Arquivos

Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega.
Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficias.
Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e eurípedes, etc.
Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas (museus).

Em Portugal os arquivos não foram
designados sempre da mesma forma:
Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros documentos de vital importância para o reino, posteriormente denominados pelo nome de Tombos.

O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.

Arquivo – Origem dos Arquivos

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.

Arquivo - O documento na empresa

A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade.
Os documentos constituem a memória da empresa.
Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além do papel – registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc.

Arquivo - O Arquivo e a Informação

As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores.
Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo ARQUIVO.

Representação de um facto ou situação;

Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem).

Arquivo - Funções do Documento

Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos;
Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados;
Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve.

Arquivo - Definição de Arquivo

Acepções da palavra Arquivo:

Arquivo - Definição de Arquivo

- Você vai trabalhar para o “arquivo”

- Coloque aquela pasta no “arquivo”

- Prepare o “arquivo” para a transferência

- Onde está o seu “arquivo”

Arquivo - Funções do Arquivo

- Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos documentos;   - Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços, à medida que a documentação se vai desactualizando;