Curso Online de Secretariado Intensivo

CURSO INTENSIVO

Secretariado

Prof. Maria da Luz Sousa
Para qualquer esclarecimento, tutoria online, links quebrados ou qualquer outra questão entre em contato para o email: maria.luz.sousa@gmail.com

1- INTRODUÇÃO

Muito se fala acerca da profissão de Secretária, profissão cada vez mais interessante e cada vez mais importante na vida de uma empresa. Vamos então ver em que consiste na realidade esta profissão.
No Latim Medieval, a palavra “secretarius” designava “ a pessoa que escrevia as cartas de outro e que desse modo era depositário dos segredos dessa outra pessoa, era aquele a quem se confiava segredos, que ficava na posse deles”.
Por outro lado Henri Bernaténé encontrou origem em 2 palavras:
“Secreto” – uma vez que a prática do secretariado se desenrola toda ela ligada a um conjunto de tarefas e de atitudes que implica estar a par do segredo dos assuntos tratados.
 
“Secretar” – uma função que torna evidente a característica essencial do secretariado, o seu objetivo de contínua segregação dos elementos necessários à realização das tarefas da direção, da chefia ou mesmo da gestão da empresa. O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de atividade empresarial, tanto no mundo dos negócios como na indústria ou nas profissões liberais.
 
Hoje em dia, a (o) secretária (o) não é apenas a(o) leal servidor (a) do seu chefe, mas sobretudo o seu braço direito. A ela (e) cabem-lhe algumas vezes funções de chefia e dela (e) dependem também grandemente a boa imagem da sua empresa e do seu chefe e em quem ele deposita inteira confiança. Todo o trabalho realizado pela (o) secretária (o) reflete-se no exterior e a imagem está dependente da qualidade desse mesmo trabalho.
 
O secretariado é o órgão capaz de estabelecer o diálogo entre os homens, funções e grupos, desdobrando as responsabilidades preconizando a cooperação em todos os escalões dando lugar a uma participação a que poderemos chamar “codeliberação” e que é, de acordo com a nova mentalidade, a única forma capaz de dar a cada um o seu lugar na empresa, a sua tarefa principal é, pois estabelecer um elo de ligação entre a direção e os executantes.

 
 
 
 

Compete pois ao secretariado, em relação à sua chefia, secundá-la ao máximo a fim de esta ficar mais disponível para o estudo dos assuntos e respetiva tomada de decisões.
A (o) secretária (o) contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa através do seu trabalho discreto, organizado e metódico.
Na terminologia tradicional, chama-se secretária (o) à pessoa que minuta a correspondência, elabora as atas das reuniões, resolve os assuntos de direção e orienta um escritório.
Mas, nos últimos tempos, o conceito de secretário(a) mudou claramente, ele(a) passou agora a ser o(a) assistente perfeito(a) do seu chefe ao ponto de conseguir até assumir com credibilidade algumas das responsabilidades do mesmo.
O trabalho administrativo que cada secretário(a) tem de realizar pode ser muito diferente de um(a) para outro(a), dependendo da área de atividade da empresa em que esteja enquadrado(a), uma vez que cada sector tem as suas próprias características.
Também tem especial incidência neste facto a forma jurídica da empresa: uma empresa do Estado não é igual a uma empresa familiar ou privada, uma vez que estas últimas têm uma maior liberdade ao elaborarem os documentos administrativos e podem acelerar mais as operações.

2 - Filme 1

http://www.youtube.com/watch?v=H_HWwA8XEbg&feature=player_embedded

3- A Imagem da Secretária

3.1 – Vestuário e estilo

É essencial para a (o) secretária (o) manter uma boa presença. Não se esqueça que a imagem que ela (e) oferece é a primeira coisa que os outros vêm, muito antes de comprovarem o seu profissionalismo.
 
Pelo seu tipo de trabalho, a secretária (o) está permanentemente em contacto com as outras pessoas, tem de lidar com clientes, assistir a reuniões e assembleias ou acompanhar o seu chefe em viagens de negócios por isso deve ter sempre um aspeto agradável e impecável. Não há problema se, de vez em quando der curtas escapadelas para reforçar o seu bom aspeto ou, quando for necessário retocar a maquilhagem ou arranjar o penteado. Mas, atenção, um aspeto cuidado não significa que, para se ser secretária (o) se tenha de ser mais ou menos atraente fisicamente, mas sim que esse pessoa saiba adaptar o seu estilo pessoal ás atividades que terá de levar a cabo no exercício do seu trabalho.

Uma boa presença não se liga apenas ao aspeto físico, mas tem muito a ver com a manutenção de um tratamento cortês e cordial e, sobretudo, com a inteligência. No aspeto exterior fixar-nos-emos principalmente na presença física, no vestuário e nas maneiras.

Espera-se que um profissional de secretariado cuide do seu aspeto para que a sua presença seja o mais agradável possível. A característica fundamental do seu aspeto pessoal tem de ser a discrição (tanto na maquilhagem, como no penteado ou na maneira de vestir).
 

Exige-se que a (o) secretária (o) se vista com naturalidade e alguma elegância. Não há qualquer regra que exija o uso de determinado tipo de roupa, desde que se evite os exageros, em todo o caso aconselha-se sempre roupas cómodas, simples, de um bom tecido. O essencial é que cada peça do vestuário se coordene e encaixe no conjunto, tanto pela cor como pelo tecido e estilo de corte.
 
Os sapatos são mais uma peça de vestuário e devem estar sempre limpos, as manchas de lama ou poeira não têm desculpa. Por outro lado, o calçado deve combinar-se esteticamente
com o vestuário que se esteja a usar. As meias, são imprescindíveis para se manter o esmero no vestir, nos acessórios também se deve evitar os excessos.
 
Também deve cuidar dos acessórios de trabalho; carteira, agenda, objetos para a escrita, etc.
 

3.2 – Atitudes e comportamentos

A maneira de andar, de se sentar, de cruzar as pernas, de segurar o telefone, de escrever, de apoiar os cotovelos na mesa, de se dirigir ás outras pessoas, de fazer uso destes ou daqueles gestos dever ser objeto de especial atenção, uma vez que a maneira como se fizer tudo isto corresponderá à imagem que os outros fazem da pessoa.
 
As suas maneiras ao telefone, pelo facto de não a (o) verem quando fala, não descuide das suas maneiras, a voz é importante. De pouco vale falar bem se não se acompanhar a fluência verbal com determinado timbre e som, para isso deve procurar que a voz seja agradável, com uma dicção irrepreensível e adequada, sem subir o tom, a atitude mais adequada é a serenidade.
 

Umas das primeiras exigências que costumam ser feitas durante entrevistas de emprego, com este tipo de profissional, é boa aparência e facilidade de comunicação. São dois requisitos básicos, uma vez que este profissional irá ter contato com todos os clientes, amigos e familiares do profissional ou equipe para quem irá trabalhar. 
Hoje, o perfil dos executivos é de pessoas que se preocupam com a aparência e que se valorizam. Por exemplo, outros dados estatísticos levantados pelo grupo de pesquisa Catho em 1998 com 557 executivos brasileiros mostraram que 54% deles acham importante ter um corpo esbelto, mais de 46% reparam em uma pele bem cuidada e 50% querem trabalhar e ter contato com pessoas bem vestidas. E mais: 43,38% consideram importante ter uma boa aparência para ser mais bem aceitos em encontros sociais – e para 41,88% a regra também funciona no ambiente de trabalho. Causar boa impressão aos clientes é fundamental para mais de 48% dos executivos e conseguir uma promoção pode depender da vestimenta para mais de 40,5%.

3.3 – Características de uma secretária

Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional deve ser paciente para lidar com os assuntos de outrem e deve ser extremamente
confiante, para que seu chefe
e o escritório possam se
organizar com base no que
ela faz.

Características desejáveis:
liderança
atenção a detalhes
capacidade de concentração
capacidade de lidar com o público
capacidade de organização
método
perseverança
conhecimento de assuntos gerais
saber trabalhar sob pressão
saber administrar bem o tempo
saber lidar com números
boa comunicação
boa memória
boa aparência
bom humor
paciência
confiabilidade
raciocínio espacial desenvolvido