Curso Online de Gestão na Administração Eficaz do Tempo - Módulo 02

Gestão na Administração Eficaz do Tempo Módulo 02

Izaias de Souza Aguiar

A Delegação Determina em Grande Parte a sua Eficácia

Não se pode usar dos adiamentos, pois quanto mais adiar-se uma tarefa, outras mais se acumularão. Portanto, ao se tratar de um assunto, deve-se resolver no ato ( faça agora), para não simplesmente trocar o problema ( papel) de lugar .

Além disso, é importante que se faça tudo de uma vez só, não compensa perder tempo para ler cada um dos documentos, para ler depois analisar e por fim tomar uma providência. O correto é logo que se começar a resolver um assunto, o fazê-lo de uma só vez, eliminando-se etapas desnecessárias do processo de trabalho.

A Delegação Determina em Grande Parte a sua Eficácia

Outro aspecto importante é trabalhar-se com a mente limpa. Milhares de afazeres menores rondam a mente tirando a atenção da pessoa do assunto a ser tratado no momento por serem puxados pela memória. Por isso, deve-se eliminar essas pequenas coisas para depois se ter maior concentração maiores facilitando-se sua execução.

Além do que, a importância de se tratar de pequenos problemas está no fato de que assim evita-se que se tornem problemas maiores e mais difíceis de se resolver.

A Delegação Determina em Grande Parte a sua Eficácia

Muitas vezes durante o dia as pessoas são interrompidas pelos chefes, companheiros de trabalho, subordinados e clientes, justamente por não resolverem pequenos problemas piorados com os adiamentos.

Atrasos geram problemas, e problemas geram interrupções que atrapalham o desenvolvimento das atividades nas quais está-se trabalhando.

Desta forma faz-se necessário identificar as prioridades de trabalho, reservando-se tempo para elas, identificar-se as causas e remediá-las.

A Delegação Determina em Grande Parte a sua Eficácia

Devemos focalizar aquelas atividades que mais podem contribuir para atingir os objetivos globais previstos.

Questionar sempre as urgências, usando os seus critérios e comprando-os com os do interlocutor.

Preocupações impedem pessoas de visualizar o futuro, as prendem a fatos passados, impedindo-as de desempenharem boas ações no presente.

Resolvendo Primeiramente as Tarefas Mais Desagradáveis

Resolvendo primeiramente as tarefas mais desagradáveis ao invés de adiá-las, evita-se tais preocupações e, sentindo-se melhor, as pessoas trabalham melhor.

Naturalmente, não são todas as tarefas que são possíveis de ser resolvidas no exato momento, algumas dependem de outras pessoas ou fatos, dados indispensáveis momentaneamente, e são essas que devem ser classificadas como pendências. Há também de se ter pertinência pois há tarefas que são verdadeiramente bobas e não devem merecer atenção imediata.

Para Cortar Interrupções Indesejáveis

Lidando com as interrupções.
Nem todas as interrupções, obviamente são ruins. Na verdade, existem algumas interrupções boas, aquelas onde se discutem boas idéias.

Para cortar interrupções indesejáveis:

Elimine os assuntos atrasados para não ter de enfrentar as consequências;

Lide com as coisas de forma total e correta, para reduzir os pedidos de correções.

Dê instruções claras e completas para os seus subordinados a fim de reduzir os pedidos de esclarecimento e as suas frustrações quando as coisas não forem feitas da maneira certa na primeira vez.

Para Cortar Interrupções Indesejáveis

Lembre-se de que a sua função é educar os seus funcionários quanto à forma de executar tanto as tarefas de rotina quanto os trabalhos maiores.

Quando deixar recados, deixe informações completas.

Peça que se anotem recados completos quando os outros lhe ligarem.

Lide com as interrupções expondo as suas limitações de tempo. "Temos apenas 20 minutos para esse assunto!“

Apóie uma cultura com menos interrupções.

Comece a dividir a sua comunicação em lotes. Evite a cada assunto que surge discutir imediatamente com o responsável por isso. Em vez disso discuta vários problemas no mesmo momento.

Como Prioritarizar Assuntos em Função de Importância e Urgência

Como prioritarizar assuntos em função de importância e urgência?

“A tirania da urgência reside na sua distorção de prioridades – pelo sutil disfarce de projetos menores com status maior, comumente sob a máscara de “crise”.

Assuntos importantes são aqueles que são relevantes em termos de nossos objetivos.

Urgências são caracterizadas por uma necessidade premente de se realizar atividades dentro de um prazo específico, podendo ser ou não coincidente com um assunto importante.

Programar seu Tempo ou seu Trabalho

Programar seu tempo ou seu trabalho?

“O que é que eu realmente consegui fazer hoje?”, quando, no fundo, você já sabe qual é resposta. Como é que pode acontecer este fenômeno?

É porque nos deixamos ser controlados pelas urgências dos outros, mesmo quando estes assuntos não contribuem de nenhuma forma para objetivos em mira.

Programar seu Tempo ou seu Trabalho

Devemos nos perguntar onde estamos e para onde estamos tendendo.

Peter Drucker fala que: não conseguimos atingir nossas metas diárias porque, em termos de administração de tempo, procedemos de maneira totalmente inversa, isto é, procuramos espremer uma “massa” que se encontra em processo de constante expansão, dentro de um compartimento rígido e limitado.

O importante é procurar alocar previamente uma parcela de tempo para a execução de tarefa, executando, em primeiro lugar, aquela tarefa que produzir mais resultados ou consequências.