Curso Online de Técnicas de Arquivística

Técnicas de Arquivística

GPC - Consultoria e Treinamento

Conceito Geral

A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. UNICAMP

Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, produzidos por instituições públicas e privadas ou por uma família ou pessoa, no transcurso de suas atividades e funções, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. (PAES)

Tipos de arquivos

Existem vários tipos de arquivos. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:

Públicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
Comerciais (empresas, corporações, companhias);
Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc).

Os arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. (Lei nº 8.159/91).

Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. (Lei nº 8.159/91).

Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. (Lei nº 8.159/91).

Idade dos Arquivos

Os arquivos também têm ciclo de vida que é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua freqüência de uso. Essa fase se diz na arquivística que tem relação com a vigência do documento, a razão de ser da existência de um documento.

Correntes: conjunto de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas freqüentes.

Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários.

Permanentes: conjunto de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

Há instituições detentoras de acervos documentais, (arquivos) que tem como objetivo a guarda permanente de documentos tais como:

Bibliotecas: detentoras de coleção pública ou privada de livros e documentos congêneres, organizada para estudo, leitura e consulta;

Central de documentação: com funções abrangentes possuem diversas finalidades que variam de acordo com os propósitos de sua criação. Funciona como uma central de informação para um público determinado;

Museu: estabelecimento permanente com vistas a coletar, conservar, estudar, explorar de várias maneiras, e basicamente exibir para educação e lazer, produtos da ação cultural humana.

O QUE É O CONARQ?

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Consulte o site: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

Roteiro para Organizar Arquivos

Para o bom desempenho das funções do funcionário que trata do arquivo, são necessárias, além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes características: habilidade em lidar com o público, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.

Tudo começa com os três passos principais: recursos humanos, instalações e recursos materiais.

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o Arquivo necessita de uma estrutura básica, conforme segue:

1. Recursos Humanos: entende-se a responsabilidade de um servidor na execução das operações de arquivos, tais como:

a) Selecionar documentos;
b) Registrar documentos;
c) Estabelecer o método de classificação;
d) Codificar documentos;
e) Ordenar documentos;
f) Arquivar documentos de acordo com o método adotado;
g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado;
h) Localizar documentos
i) Controlar a saída de documentos do arquivo;
j) Transferir e descartar documentos;
k) Orientar e treinar usuários.

2. Instalações: a instalação dos arquivos requer análise dos seguintes aspectos:

a) localização – acessível, com capacidade de expansão e se volumoso deve ficar no andar térreo;
b) iluminação – ampla, mas difusa, não deve haver incidência direta do sol;
c) arejamento – ventilação natural, constante e regulável;
d) higienização – limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;
e) disposição – espaço livre para locomoção, fácil consulta e conservação do acervo;
f) segurança – contra incêndio, roubo, infiltrações, etc.

3. Recursos Materiais:

a) Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, seguro e resistente;

b) Acessório: pastas suspensas (frontais ou laterais) pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.