Curso Online de Planejamento e organização de eventos promocionais - 2ª edição

apresentação
olá,
seja bem vindo(a) ao espetacular mundo dos eventos promocionais!
eu me chamo roger victor de oliveira e preparei este curso com todo profissionalismo por vários motivos que surgem a cada instante quando nós ou uma empresa querem destacar e vender um produto ou serviço no mercado.
portanto é importante para aqueles que querem desenvolver um evento promocional, se acercarem de informações corretas para obter qualidade e êxito no seu planejamento e organização.

tópicos

o que é um evento

1 - o que é um evento
noções fundamentais: o evento nasceu da idéia, da capacidade humana de criar, de dar existência a algo, saindo muitas vezes do nada. ele vem da necessidade própria ou de outrem, de congregar pessoas para compartilhar emoções, conhecimento e técnicas, aonde vem com uma idéia muito simples e vai ganhando contornos, chegando a atingir proporções internacionais.
os mais antigos eventos da epopéia humana na terra tenham ocorrido há milhões de anos quando um primitivo grupo de humanos se reuniu para comemorar uma caça. os eventos possuem suas origens na antiguidade e vivenciaram diversos período da história da civilização humana chegando até nossos dias. só no pós-guerra é que as idéias e conceitos de eventos realmente se firmaram.

1 - o que é um evento
definição de eventos: é um acontecimento, podendo ser definido com vários tipos, onde as pessoas se reúnem com o intuito de trocar idéias de cunho profissional, religioso, cultural, político, comemorativo e outros. é também um conjunto de ações profissionais previamente planejadas, que segue uma seqüência lógica de preceitos e conceitos administrativos, com o objetivo de alcançar resultados que possam ser qualificados e quantificados junto ao público-alvo. pode ser definido também como um fenômeno capaz de alterar determinada dinâmica da economia.

1 - o que é um evento
eventos promocionais: é um acontecimento com intuito de estimular o interesse do público presente por um produto ou serviço, onde sua marca fique gravada na mente das pessoas. esta categoria de eventos, credibiliza a marca, coloca em evidência a responsabilidade social da empresa, vende produtos e serviços, valoriza momentos e datas, favorece a aquisição de novos conhecimentos, integra socialmente, resgata a auto-estima, promove a fidelização, a sinergia do público, gera negócios, oferece oportunidades e tantos outros. contribui para uma maior participação do público, além da criação do cenário de diversão cada vez mais atrativo, em que os apelos e o envolvimento das pessoas na atividade, sejam cada vez mais expressivos. passam a ser considerados elementos de comunicação dirigida, aproximativa e interativa em função das estratégias por eles utilizadas.

tipologia de eventos

2 - tipologia de eventos
convenção: é uma reunião fechada com o objetivo de deliberar sobre assuntos de interesse comum. è muito usado pelas empresas de pequeno, médio e grande porte.

curso: é um conjunto de informações ou matérias oferecida numa instituição ou empresa, em forma de reunião. sempre tem um facilitador que é conhecedor do assunto geral ou de algum módulo a ser empregado.

encontro: é uma reunião comum nas áreas de ciência humanas e sociais, com o objetivo de expor trabalhos, estudos e experiências relevantes. não tem caráter oficial para implantar políticas de procedimentos após discussões.

festa: é um encontro que tem como objetivo o congraçamento ou comemoração de um fato ou data.

2 - tipologia de eventos
festival: é composto de apresentações previamente selecionadas, com o objetivo de competição, divulgação ou promoção comercial. tem frequência variável e pode acontecer em ambientes abertos ou fechados.

fórum: é uma técnica grupal que se entende como uma reunião de determinado grupo numa ambiente, com características peculiares de todos os participantes do evento. sua organização te a finalidade de promover o debate de um determinado tema ou problema, sendo utilizado usualmente após a projeção de um filme ou projeto, representação teatral, palestra ou atividade de grupo. os participantes são: coordenador, diretor ou moderador; grupo de síntese, relator, público-alvo e conferencista.

happy hour: é um encontro onde as empresas ou entidades de classe promovem para o entrosamento do grupo através do lazer ou para discutir algo de próprio interesse.

2 - tipologia de eventos
sarau: é um encontro de convivência. era comum no século xix, que vem sendo redescoberto por seu caráter de inovação, descontração e satisfação. consiste numa reunião festiva que ocorre entre o final da tarde e o início da noite, apresentando concertos musicais, serestas, cantos e apresentações solos, demonstrações, interpretações ou desempenho artístico e literário.

workshop: é um encontro de pessoas com interesse comum onde o palestrante coloca sua experiência e trabalha com os participantes e tópicos escolhidos. é voltado para a aprendizagem, por meio da concretização de atividades práticas sobre tema desenvolvido.

gestão de eventos

3- gestão de eventos

planejamento: todo o planejamento de um evento está intimamente ligado com os objetivos que deseja alcançar. deve englobar aspectos reais, percebidos e potenciais, tanto o ambiente externo como interno, mediante análise dos pontos fortes e fracos. planejar é tecer o modelo teórico para uma ação futura, determinando o ponto de chegada, formulando objetivos a serem atingidos, indicando atividades e etc.
é nesta fase que a idéia do evento é incorporada, onde começa a formatação através de várias atividades como: reconhecimento das necessidades; elaboração de alternativas para suprir as necessidades; identificação dos objetivos; elaboração dos contornos do projeto e outros. este ´o momento da concepção do evento. deve atentar-se para o diagnóstico, objetivos, recursos financeiros e avaliação do evento. fazemos melhores negócios quando conhecemos as estratégias de negócios (interesses) dos nossos clientes.

3- gestão de eventos

principais itens para o planejamento

produto: é o que vai ser comercializado de forma clara, pois há uma forte vinculação produto/ cliente.
público-alvo: é a natureza do participante, como situação sócio-econômica, o local de trabalho, faixa etária e etc.
local: é aonde vai ser o evento. deve ter cuidado com o binômio local/ produto, para obter sucesso. tem que ver acesso, capacidade de público, estacionamento, banheiros e saída de emergência.
data: são os dias de realização do evento. cuidado para não coincidir com a data de outros eventos mais importantes. deve estar atento ao calendário de eventos da empresa e da cidade ou estado.
horário: é o momento que vai ser realizado o evento. deve observar as condições climáticas para cada horário.

3- gestão de eventos

principais itens para o planejamento

temário: é o conjunto de assunto que devem ser tratados com clareza, antecedência e atualidade.
programação: é a distribuição por data e horário de todas as atividades a serem desenvolvidas durante o evento. deve haver exatidão e lógica.
estratégias de comunicação: são as mensagens e os meios de comunicação que fará a motivação ao público-alvo.
recursos gerais: é o esforço de previsão, organização, controle de entradas e saídas do capital.
viabilidade: é a captação das despesas em confronto com a receita que se possa ter. é o esboço para obtenção de recursos para cobrir todos os custos do evento.