Curso Online de Automação de Escritório

AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

DEFINIÇÃO

Automação de escritório (AE) é um conceito que envolve o uso de equipamentos de informática e softwares para criar, coletar, armazenar, manipular e retransmitir digitalmente informações necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de objetivos em um escritório (local de trabalho).

A AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO AJUDA A OTIMIZAR E AUTOMATIZAR
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.

DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE

As quatro funções que integram um sistema de AE são:

Gerência de Atividades Básicas:
Agenda Eletrônica;
Lembrete Eletrônico;
Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);
Caixa de Entrada.
 
Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:
Processamento de Texto;
Arquivamento / Recuperação de Documentos;
Pesquisa de Documentos.

DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE

As quatro funções que integram um sistema de AE são:

Apoio a Decisão:
Computação Pessoal;
Análise de Dados;
Elaboração de Gráficos;
Consulta de Banco de Dados.
 
Comunicação:
Correio Eletrônico;
Correio de Voz;
Teleconferência;
Vídeo-Conferência.

DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE

Muitos dos serviços de AE só poderão ser implementados, na prática, quando efetivamente estiverem integrados com outros.

Alguns dos serviços já citados só produzirão os benefícios totais, através de sua integração com o restante da comunidade abrangida pela AE, com ajuda de um outro serviço.

É o caso do processamento de texto associado e complementado por um serviço de correio eletrônico.

IMPORTANTE

Subdivisão nas principais funções e serviços do Sistema de AE

Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar

São implementados através de recursos computacionais colocados isoladamente em diversos pontos da organização, não havendo nenhum tipo de comunicação, a não ser, obviamente, através do transporte físico de discos flexíveis.

Estão aqui representados os microcomputadores (PC´s) e seus respectivos softwares de aplicação voltados às atividades de escritórios: agenda individual, processamento de texto e computação pessoal (através de planilhas de cálculo, linguagem de alto nível e linguagem específicas.

Postos Isolados

Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar

As formas de implementação mais comuns seriam uma rede local onde estariam ligados vários microcomputadores, terminais de um microcomputador com pequena disponibilidade de recursos de processamento e armazenamento, terminais e micros ligados a um computador de grande porte.

Nestes casos, além dos serviços do item anterior, poderiam ser incorporados os seguintes: forma mais complexas de uso comum de dados e programas, correio eletrônico, alguma forma de teleconferência.

Postos ligados a uma rede, com pequena ou com grande capacidade de processamento

Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos destacar

Quando falamos em AE temos que ter em mente que não se trata de um sistema de processamento de dados comum.

O escopo e objetivos da AE são de automatizar o escritório em toda a sua plenitude, e assim deveremos estar integrando telefonia, voz e imagem.
 
Neste ponto podemos considerar serviços de AE tais como: vídeo-conferência, correio de voz, bando de dados de imagens, ligação e outras redes externas à organização e etc.

Integração Total de Informações Comunicações

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE

O correio eletrônico é anterior ao surgimento da Internet. Os sistemas de e-Mail foram uma ferramenta crucial para a criação da rede internacional de computadores.

CORREIO ELETRÔNICO

O primeiro sistema de troca de mensagens entre computadores que se tem notícia foi criado em 1965, e possibilitava a comunicação entre os múltiplos usuários de um computador do tipo mainframe. Apesar de a história ser um tanto obscura, acredita-se que os primeiros sistemas criados com tal funcionalidade foram o Q32 da SDC e o CTSS do MIT.

SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE

O Instituto de Tecnologia de Massachusetts (em inglês, Massachusetts Institute of Technology, MIT) é um centro universitário de educação e pesquisa privado localizado em Cambridge, Massachusetts, nos EUA.

O MIT é um dos líderes mundiais em ciência e tecnologia, bem como outros campos, como administração, economia, lingüística, ciência política e filosofia.

CORREIO ELETRÔNICO