Curso Online de Administração do Tempo

administração do tempo

aprenda a fazer de seu tempo seu maior parceiro

introdução

a maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispõe para suas atividades diárias
devido à enorme carga de tarefas que tem para executar.
o que ocorre é que as pessoas quando aprendem em um curso acadêmico, ou mesmo
ingressam de alguma forma em uma função, profissão, são sempre instruídas sobre “o que”
fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia. não basta ser especialista no que se faz, é que preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho.

organize uma agenda do tempo.

para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma agenda, dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. pois não podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando.
geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso é verdade. o princípio básico para utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das mais fáceis!
avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e após isso questionar: os resultados seriam melhores se eu parasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais freqüência e eficiência?

você realmente sabe como usar seu tempo?

não demore muito em conversas telefônicas, e nem manuseando papéis inúteis.
não gaste tempo pensando muito em algo e não agindo.
agende uma hora para realizar uma tarefa, e veja que dentro deste horário você conseguirá acabar de realizá-la.

superando o adiamento

o adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. se você for uma pessoa que costuma adiar, a mudança de atitude para o faça agora será um elemento chave para ajudá-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.
a maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. "eu não tenho muito tempo" é uma desculpa comum. "eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei." "não é tão importante." a lista e
motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável.
seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. é aí que você deve concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.

as oito maneiras de superar o adiamento:

1) faça agora e fará uma vez somente: não fique lendo e relendo para fazer uma ação. leia e aja.
2) clareie a sua mente: não postergue nada. programe o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer.
3) resolva os problemas enquanto eles são pequenos: caso contrário seus problemas crescerão e consumirão mais tempo.
4) diminua as interrupções desnecessárias: isso o ajudará a ser mais produtivo.
5) coloque os atrasos em dia: os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra.
6) comece a operar visando o futuro e não o passado: trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se.
7) pare de se preocupar: o grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que isso causa.
8) agora sinta-se melhor em relação a si mesmo: a conclusão de tarefas evita o estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.

esqueça lembrando

a maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de "tudo" o que deve ser feito. é um jogo mental que fazem. embora possam ter sido bem-sucedidas em uma certa época, o ritmo atual do trabalho e da vida particular e o volume de atividades com as quais devemos estar em dia aumentaram tanto que é impraticável estar por dentro de mil coisas a fazer. essa preocupação constante de tudo o que precisa fazer, lembrar-se de tudo, simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acaba se lembrando de "tudo" nos
momentos menos interessantes.

os 3 princípios clássicos da administração do tempo:

estes conceitos são:
faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam executadas.
cuide primeiro dos assuntos urgentes.
distribua uniformemente sua carga de trabalho.

1. faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam executadas.

o que há de errado nisto? uma porção de coisas. conforme drucker aponta, é preciso equilibrar o trabalho com o tempo. lembre-se que o tempo é imutável, ao passo que o trabalho é flexível como massa para modelar. ele pode ser pressionado, moldado, reformulado e dividido. portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo disponível. atacar com entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é suficiente. o tempo deve ser realisticamente programado para que as tarefas certas realmente sejam feitas.

2. cuide primeiro dos assuntos urgentes.

se é urgente, deve ser importante, certo? errado! quem é que diz que o assunto é urgente? é você, seu chefe, sua secretária, um cliente, um empregado, um vizinho? urgente implica em necessidade de atenção imediata. mas quem está exigindo atenção imediata? como a tarefa em questão se relaciona com os objetivos a serem atingidos? na realidade, existe um
relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes. esta correlação pode ser simplesmente citada como: "assuntos urgentes podem ser importantes, mas não necessariamente.“
conclui-se, portanto, que assuntos importantes (os que têm vínculo com os objetivos) deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que atenção deixará pouco tempo para fazer o que realmente é importante.

3. distribua uniformemente sua carga de trabalho.

há quase 100 anos, pareto questionou este conceito. o princípio de pareto postula que
para qualquer número de itens, um pequeno número destes itens é muito mais importante do
que o restante. por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente são responsáveis por 80% das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem representar 80% do inventário. o princípio de pareto é uma prescrição de discriminação. ele propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção aos itens de menor importância.
conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, não atende à necessidade do executivo. o esforço concentrado em poucos assuntos importantes é que abre o caminho para a produtividade gerencial.